Gérer le fonctionnement d’un centre interprofessionnel de simulation : un défi collaboratif

“The activity of the actual simulation is just the showpiece of the simulation center. Much more work goes into the day to day running of a simulation center to produce this showcase event.” (Cornele, Leland & Rockstraw, 2010 p.107)

Partie immergée de l’iceberg, les tâches administratives d’un centre interprofessionnel sont complexes : 3 institutions partenaires, ce sont 3 formes d’organisation et des besoins spécifiques. Un joli défi nécessitant des compétences variées et un vrai sens du travail d’équipe!

Anne Frischholz, assistante de direction, Fabienne Gojon, secrétaire arrivée en renfort en 2012 pour participer à la mise en place des simulations pour les 5 filières de la Haute Ecole de santé et enfin, Jacqueline Laurin qui, aux côté du Dr Florence Demaurex, a contribué à faire évoluer le fonctionnement organisationnel du programme des patients standardisés depuis 2003, composent l’équipe administrative. Pour répondre aux demandes croissantes, elles apprennent peu à peu à connaître le fonctionnement particulier de chacune des institutions qui forment le CIS. Ainsi, par exemple, les planifications des HUG ne sont pas les mêmes que celles de la Haute Ecole de santé. Les secondes ont des calendriers académiques et connaissent les horaires des pratiques simulées plus d’un an à l’avance tandis que les 1ères n’ont pas les mêmes possibilités d’anticipation. Or, on ne peut pas privilégier les activités des unes par rapport aux autres. Ce n’est pas “1er arrivé, 1er servi”, tout le monde doit pouvoir profiter des prestations du CIS. Et ce n’est pas toujours simple car, en 2017, le centre a donné 4600 heures d’enseignement!

Le casting et la rémunération des patients simulés (PS) est aussi un casse-tête: la faculté de médecine organise des activités qui nécessitent un volume très important de PS (jusque’ à une centaine pour l’examen fédéral de médecine notamment). Comme ces activités concernent la formation pré-graduée et sont évaluatives, elles sont prioritaires. Du coup, pour les autres enseignements avec PS, il faut composer avec la disponibilité des patients et le montant cumulé de leurs gains pour l’ensemble de leurs engagements, montant qui ne doit pas dépasser une certaine limite annuelle.

Pour cette raison, l’équipe administrative doit bien connaître les patients qui sont engagés, les activités auxquelles ils participent, leurs points forts et leurs intérêts. C’est pourquoi elle participe à leur recrutement (voir “….” article de Jacqueline), s’occupe du casting pour les simulations qui exigent des PS et doit être partenaire, à chaque étape, de la mise en place d’un enseignement.

L’implication de la secrétaire chargée de la gestion administrative d’une activité dans les différents groupes de travail est en effet indispensable au bon déroulement de celle-ci. Elle doit co-construire, avec les chargés de formation, chefs de groupes ou directions, le déploiement d’une simulation. En anticipant les besoins d’une station (une activité de simulation), elle peut conseiller les formateurs sur les aspects pratiques d’une activité, identifier rapidement si la présence d’un technicien est nécessaire, quelle est la salle la plus adéquate, et, le cas échéant, le nombre et le profil des patients susceptibles de jouer le scénario.

Ainsi, les activités administratives d’un centre de simulation, et à plus forte raison d’un centre à 4 partenaires institutionnels, ne se limitent pas à du secrétariat. Elles exigent aussi et surtout des compétences d’organisation et des capacités à changer rapidement de casquette. Comme le dit Anne Frischholz: “à un moment de la journée, je pense Université de Genève et l’heure d’après, je dois réfléchir selon le mode de fonctionnement de l’Hôpital”… Une souplesse d’esprit toute interprofessionnelle.

Joanne Wiesner Conti, Anne Frischholz, Fabienne Gojon, Jacqueline Laurin

Références

Cornele, J., Leland, P. & Rockstraw, Ph. 2010. Managing a Simulation Center: People, Resources, & Technology. Clinical Simulation in Nursing, 6(3), pp e 107-e126

Gantt, L. & Young, M.(2015).  Healthcare simulation : a guide for operations specialists. Wiley: New-Jersey

 

 

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